Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (”GDPR”) ja muun soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatimukset. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan yleisesti, kuinka Läpimurtosäätiö kerää, säilyttää ja muulla tavoin käsittelee henkilötietoja toimintansa yhteydessä. Huomioithan, että tämä tietosuojaseloste koskee ainoastaan Läpimurtosäätiön suorittamaa tietojen käsittelyä. Tietosuojaseloste ei koske kolmansien osapuolten suorittamaa tietojen käsittelyä, eikä Läpimurtosäätiö ole vastuussa kolmansien osapuolten tietojen käsittelystä.
 

1. Rekisterinpitäjä
 

Nimi: Läpimurtosäätiö sr, (jäljempänä ”säätiö”)
Kotipaikka: Helsinki
Sähköpostiosoite: info@lapimurtosaatio.fi

 

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
 

Tuomas Lang
tuomas@lapimurtosaatio.fi

 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
 

Läpimurtosäätiö käsittelee henkilötietoja pääasiassa oikeutetun edun sekä sopimuksen täytäntöönpanon tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden perusteella liittyen apurahan hakemiseen, myöntämiseen ja maksatukseen. Säätiön toimintaan liittyvien henkilöiden ja yhteistyökumppaneiden sekä verkkosivujen vierailijoiden henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Säätiön urheilijarekisteriä ja uutiskirjeiden lähettämistä varten henkilötietoja käsitellään henkilön antaman suostumuksen perusteella. Säätiö käsittelee lisäksi lakisääteisen velvoitteensa perusteella tietoja, joita sen on velvollisuus ilmoittaa viranomaisille, kuten Verohallinnolle.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• Apurahaprosessin hallinnointi

• Apurahoihin ja säätiön toimintaan liittyvä viestintä

• Muu yhteistyösuhteen hallinnointi

• Lakiin perustuvien velvoitteiden hoitaminen

• Teknistä tietoa voidaan käyttää verkkosivujen toiminnan analysointiin
  
   

4. Kerättävät henkilötiedot
 

Keräämme säätiön toiminnan kannalta välttämättömiä henkilötietoja. Lisäksi voimme kerätä teknisiä tietoja verkkosivujemme käyttäjiltä verkkosivuvierailuiden yhteydessä. Apurahojen hakeminen ja niiden myöntäminen edellyttävät apurahahakijoiden ja -saajien henkilötietojen sekä apurahahakijoiden suosittelijoiden henkilötietojen käsittelyä apurahahakemusten käsittelemiseksi sekä apurahojen myöntämiseksi ja maksattamiseksi. Lisäksi säätiön on käsiteltävä tiettyjä sopimuksiin, lahjoituksiin ja yhteistyösuhteisiin liittyviä tietoja, joita ilman yhteistyösuhteeseen ei tavallisesti voida ryhtyä. Voit kuitenkin itse vaikuttaa sellaisten tietojen osalta, jotka eivät ole välttämättömiä, että millaisia tietoja keräämme ja miten niitä käsittelemme.

Voimme kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja toimintaamme, kuten yhteystyösuhteen hallinnointiin, säätiön toimintaan osallistumiseksi ja lahjoituksiin liittyen:

1. Etu- ja sukunimi
2. Yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite & puhelinnumero)
3. Lahjoituksiin liittyvät tiedot, kuten määrät, päivämäärät ja lahjoittajan henkilötunnus
4. Muut henkilön itse antamat henkilötiedot

Voimme kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja apurahahakemuksiin ja apurahojen käsittelyyn liittyen:

1. Apurahahakijan ja -saajan perustiedot, kuten etu- ja sukunimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite & puhelinnumero)
3. Apurahahakemuksiin ja apurahojen käsittelyyn liittyvät tiedot, kuten tieto apurahan myöntämisestä, apurahojen myöntämisen kriteerien täyttämiseen liittyvät tiedot (kuten urheilulaji, menneet saavutukset, mahdollinen ranking), apurahahakemuksen perustelut, apurahan määrä, myönnetyn apurahan maksatuksen liittyvät tiedot (maksuyhteystiedot, maksatuspäivä, henkilötunnus)
4. Apurahahakijan suosittelijan nimi, titteli ja yhteystiedot
5. Muut henkilön itse antamat henkilötiedot

Voimme kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja säätiön urheilijarekisteriin liittyen:

1. Urheilijan perustiedot, kuten etu- ja sukunimi, syntymäaika ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite & puhelinnumero)
2. Apurahahakemuksen yhteydessä käsitellyt tiedot, mukaan lukien urheilu-uraan liittyvät tiedot, kuten urheilulaji, menneet saavutukset, mahdollinen ranking
3. Tieto säätiön myöntämistä apurahoista

Voimme kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja uutiskirjeisiin ja muihin markkinointiviesteihin liittyen:

1. Etu- ja sukunimi
2. Sähköpostiosoite
3. Luvat ja suostumukset

Voimme kerätä teknisiä tietoja verkkosivustomme käytön yhteydessä, kuten:

1. Internet-sivun vierailun kesto ja ajankohta
2. Sivuilla tehdyt toimet
3. Internetin selailutapaa kuvaava tieto
4. IP-osoite, käyttöjärjestelmä, internet-palveluntarjoaja

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet
 

Keräämme henkilötietoja pääsääntöisesti toimintamme yhteydessä ja verkkosivumme käytön yhteydessä suoraan rekisteröidyltä. Lisäksi apurahan hakijasta voidaan kerätä tietoja hakijan ilmoittamilta suosittelijoilta sekä tarvittaessa julkisista tietojärjestelmistä. Käsittelemämme tiedot saamme apurahahakemuksista, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.

 

6. Evästeet
 

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat päätelaitteellesi, ja jotka sisältävät nimettömän, numeerisen tunnisteen, johon tallennetaan tietoja sivuston käytön aikana ja käyttökertojen välillä. Evästeillä ja vastaavilla tekniikoilla mahdollistetaan verkkosivujen toiminnallisuuksia. Kaikki säätiön verkkosivuilla käytettävät evästeet ovat sellaisia välttämättömiä teknisiä evästeitä, jotka mahdollistavat verkkosivujen toimivuuden ja joita ilman säätiön verkkosivu ei voi toimia kunnolla. Tästä johtuen nämä evästeet ovat aina käytössä säätiön verkkosivuilla.  

 

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
 

Lähtökohtaisesti käsittelemme henkilötietoja ainoastaan säätiön organisaation sisällä ja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen toimintamme tuottamiseksi ja kehittämiseksi. Säätiö julkaisee verkkosivuillaan tiedon apurahojen saajista. Lisäksi säätiö voi julkaista tiedon lahjoituksen antajista verkkosivuillaan lahjoittajan luvalla. Säätiö voi luovuttaa lakisääteisen velvollisuutensa perusteella tietoja viranomaisille, kuten Verohallinnolle.
 

Saatamme luovuttaa tietojasi myös seuraavissa tilanteissa:

• Suostumus: Voimme luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi.

• Perintä ja oikeusvaateet: Voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, saatavien perimiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
   

Säätiö käyttää verkkosivuston ylläpitoon ja hakulomakkeiden käsittelyyn liittyen kolmansia osapuolia, jotka toimivat säätiön palveluntarjoajina ja käsittelijöinä. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen kyseisen palvelun tarjoamiseksi.

 

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
 

Säätiö ei siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
 

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun henkilötietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

 

10. Tietojen säilytysaika
 

Säätiö ei säilytä henkilötietoja pidempään kuin laissa on säädetty ja pidempään kuin toimintamme edellyttää. Säilytysaika on riippuvainen tietojen luonteesta sekä käsittelyn tarkoituksesta. Säilytysaika voi näin ollen vaihdella riippuen tiedosta ja käsittelyn tarkoituksesta.
 

Lahjoittajien tietoja käsitellään vähintään 6 vuotta viimeisimmästä lahjoituksesta. Tieto lahjoittajan nimestä ja lahjoituksen määrästä voidaan säilyttää pidempään rekisteröidyn suostumuksella. Apurahan saajien tietoja käsitellään vähintään 6 vuotta apurahan maksatuksen päättymisen jälkeen. Apurahan hakijoiden tietoja käsitellään korkeintaan 2 vuotta apurahan hakuajan päättymisestä, mikäli apurahaa ei ole myönnetty. Apurahan hakijan tiedot voidaan myös tallentaa säätiön urheilijarekisteriin hakijan suostumuksella, jolloin tietoja säilytetään korkeintaan 5 vuotta. Tämän lisäksi kirjanpitoaineistoa säilytetään vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä.

 

11. Rekisteröidyn oikeudet
 

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä rekisteriin merkityt tiedot, vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä pyytää rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Rekisteröity voi myös tietyissä tilanteissa pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa itselleen tai toiselle rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä tiettyjen ehtojen soveltuessa. Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, joka toimii Suomessa valvontaviranomaisena.

Henkilön, joka haluaa tarkastaa, korjata, poistaa itseään koskevat tiedot tai muuten käyttää oikeuksiaan, on esitettävä kirjallinen pyyntö rekisterinpitäjälle kohdassa 13 mainittuja yhteystietoja käyttäen. Pyynnön voi tehdä vapaamuotoisesti. Voimme kysyä tarkentavia kysymyksiä, mikäli pyynnön toteuttaminen sitä edellyttää.

 

12. Tietosuojaselosteen päivittäminen
 

Kehitämme säätiön toimintaa jatkuvasti ja voimme muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Löydät ajantasaisen version verkkosivuiltamme.

 

13. Yhteydenotto
 

Mikäli sinulla on lisäkysymyksiä tietosuojakäytäntöihimme liittyen, voit ottaa yhteyttä osoitteeseen info@lapimurtosaatio.fi

Päivitetty 10.3.2023